Veelgestelde vragen
Over eCompliance
Over eCompliance als specialist in e-commerce, BTW & juridische structuren
eCompliance is een gespecialiseerd adviesbureau dat volledig is gericht op e-commerce, webshops, dropshipping en alles wat daarbij komt kijken op het gebied van btw, belasting, IOSS, importregelingen, juridische naleving en optimalisatie.
Waar een “reguliere” boekhouder of accountant zich vooral richt op cijfers en aangiften, kijkt eCompliance naar uw volledige online bedrijfsmodel: uw webshop, de platforms waarop u verkoopt, uw leveranciers, uw fulfilment, de landen waarin u actief bent en de contracten die dit alles ondersteunen.
eCompliance is opgericht omdat veel snelgroeiende webshops en dropshippers tegen vragen aanliepen zoals:
“Moet ik hier btw rekenen?”,
“Heb ik een IOSS-nummer nodig?”,
“Loop ik risico bij de Belastingdienst?” of
“Is mijn internationale structuur überhaupt toegestaan?”
Wij combineren fiscale kennis, juridische expertise en praktische e-commerce-ervaring in één dienst, zodat u één partner heeft die het volledige plaatje begrijpt.
Voor wie is eCompliance?
eCompliance werkt met iedereen die online verkoopt en te maken heeft met btw- of juridische compliance-uitdagingen. Dit omvat:
eigenaren van één of meerdere webshops (bijv. Shopify, WooCommerce of maatwerkoplossingen);
dropshippers die verzenden van buiten de EU of gebruikmaken van EU-fulfilment;
merken en merkeigenaren die via meerdere kanalen verkopen;
bureaus (zoals SMMA's) die webshops of schaalbare funnels voor klanten beheren;
fulfilmentcentra en logistieke dienstverleners die betrokken zijn in de keten.
Of je nu net je eerste webshop start of miljoenen omzet genereert in meerdere landen: eCompliance past zich aan jouw niveau aan.
Starters moeten de basis vanaf dag één correct opzetten. Grotere bedrijven hebben vaak te maken met complexe structuren en zijn op zoek naar optimalisatie en risicobeperking. In beide gevallen is eCompliance ontworpen om je e-commercebedrijf veilig en schaalbaar te maken.
Wat doet eCompliance anders in vergelijking met mijn huidige accountant?
De meeste boekhouders en accountants zijn generalisten. Ze verzorgen jaarrekeningen, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en “ernaast” btw voor webshops.
Dat is begrijpelijk—maar internationale e-commerce, dropshipping, IOSS, invoerregelingen en verkoop via marketplaces zijn te complex geworden om als nevenonderwerp te behandelen.
eCompliance controleert niet alleen of je btw-aangifte correct is. Wij zorgen ervoor dat je bedrijfsmodel, contracten en logistieke keten zo zijn ingericht dat je btw- en juridische positie klopt.
We stellen vragen zoals:
Wie is de juridische verkoper?
Wie is de importeur van record?
Waar bevindt je voorraad zich?
Wanneer is OSS of IOSS vereist—of juist nadelig?
Kan je structuur worden geoptimaliseerd om btw te verlagen of risico’s weg te nemen?
Zie het zo: je accountant beheert je cijfers, eCompliance ontwerpt en borgt de fiscale en juridische “machinekamer” van je e-commercebedrijf.
We werken nauw samen met je accountant, zodat je het beste van beide werelden krijgt.
Hoe ziet een typisch eCompliance-proces eruit?
Elk project begint met een gratis intake en eerste beoordeling.
Tijdens deze intake bespreken we uw bedrijf, de markten waarin u actief bent, hoe uw processen momenteel zijn ingericht en wat uw vragen, doelen of knelpunten zijn.
Vervolgens verzamelt eCompliance relevante informatie en documenten, zoals bedrijfsgegevens, contracten, rapporten en eventuele correspondentie met derden (bijv. belastingautoriteiten).
Op basis hiervan voeren we een analyse uit van uw huidige situatie, risico’s en kansen.
Daarna ontvangt u een voorstel met daarin:
de uit te voeren werkzaamheden
beschikbare opties
verwachte tijdlijnen
de benodigde investering
Na goedkeuring gaan we over tot implementatie. We helpen uw processen, systemen, registraties en documenten op te zetten of aan te passen, afgestemd op hoe uw bedrijf werkt.
Zodra de basis staat, kunnen we ook ondersteuning bieden bij doorlopend werk zoals periodieke beoordelingen, rapportages, indieningen of regelmatige “health checks” van uw structuur.
Wat kost het om met eCompliance te werken?
Een kleine Nederlandse webshop die lokaal verkoopt, vereist veel minder werk dan een internationale dropshippingoperatie met leveranciers in China en klanten wereldwijd.
Eenvoudige vragen of korte projecten starten vaak vanaf enkele honderden euro’s, bijvoorbeeld:
een btw-positionscan
het opstellen van juridische documenten
ondersteuning bij een specifieke claim van de Belastingdienst
Grotere projecten—zoals het ontwerpen van een internationale structuur met meerdere entiteiten, btw-registraties en herstructurering van de administratie—liggen doorgaans in de duizenden euro’s.
eCompliance werkt vrijwel altijd met vaste prijzen. Dit betekent dat je de kosten vooraf weet en open uurtarieven vermijdt.
Voor doorlopende dienstverlening bieden we duidelijke maand- of kwartaalpakketten die zijn afgestemd op je behoeften.
Hoe snel kan eCompliance helpen als er al een probleem is?
Als u te maken heeft met een lopend probleem—zoals een brief van de Belastingdienst, een aanslag, vordering, ingehouden uitbetalingen of platformgeschillen—is snelheid cruciaal.
In deze gevallen streven we ernaar om dezelfde of de volgende werkdag een gesprek in te plannen om risico’s en deadlines te beoordelen.
Vervolgens voeren we een snelle analyse uit:
welke informatie beschikbaar is
wat de wet zegt
welke opties u heeft
welke acties onmiddellijk moeten worden ondernomen
Vaak kan een goed gestructureerde eerste reactie aan belastingautoriteiten of de douane de stress al verminderen en escalatie voorkomen.
Tegelijkertijd werken we aan het oplossen van de onderliggende oorzaak om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Waarom biedt eCompliance een gratis voorbeoordeling aan?
Goed advies begint met een goed begrip van uw bedrijf.
Een webshop die vanuit eigen voorraad in Nederland en België verzendt, heeft een volledig andere btw- en compliance-inrichting dan een dropshipper met leveranciers in Azië en een Hongkong- of Dubai-structuur.
Standaardpakketten verkopen zonder de werkelijkheid te begrijpen heeft geen zin.
Met de gratis pre-assessment kunt u:
kennismaken met eCompliance
uw grootste risico’s en kansen begrijpen
Voor ons is het een moment om te bepalen of we echt waarde kunnen toevoegen — en wat de juiste aanpak is.
Pas daarna doen we een concreet voorstel.
Btw & E-commerce
Wat betekent btw-naleving voor een webshop—en hoe zorgt eCompliance ervoor dat je niet te veel betaalt?
Btw-naleving betekent niet "zo veel mogelijk btw betalen" — het betekent precies betalen wat je wettelijk verschuldigd bent, geen euro meer.
Voor webshops omvat dit de hele keten:
prijsstelling
B2B/B2C-inrichting
facturatie
OSS/IOSS
voorraadlocaties
marktplaatsen
administratie
Als één onderdeel onjuist is, eindig je vaak met structureel te veel btw betalen.
eCompliance kijkt naar je volledige bedrijfsmodel — niet alleen naar je aangiften.
Wij analyseren:
waar je daadwerkelijk btw-plichtig bent
wanneer OSS/IOSS wel (of juist niet) moet worden gebruikt
welke btw-tarieven van toepassing zijn op je producten
hoe je structuur de btw wettelijk kan verlagen
Vervolgens configureren wij je systemen (Shopify, WooCommerce, marktplaatsen, betaalproviders en boekhouding) zodat alles automatisch correct verloopt.
Resultaat: compliant, geoptimaliseerde btw en geen onnodige problemen met de belastingdienst.
Wanneer moet ik buitenlandse btw in rekening brengen — en hoe voorkom ik dat ik onnodig btw betaal in heel Europa?
Zodra je vanuit Nederland verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, komen de EU-regels voor afstandsverkopen en de drempel van €10.000 voor grensoverschrijdende B2C-omzet in beeld. Zodra je die drempel overschrijdt, moet je doorgaans het btw-tarief van het land van de klant rekenen, meestal via de OSS-regeling.
Veel webshops schakelen te vroeg of te laat over, of registreren zich in landen waar dit helemaal niet nodig is—waardoor ze meer btw betalen dan nodig is.
eCompliance berekent zorgvuldig waar je daadwerkelijk btw-plichtig bent, wanneer je wel en geen buitenlandse btw hoeft te berekenen, en hoe je OSS/IOSS op een manier gebruikt die je btw-last binnen de regels zo laag mogelijk houdt.
Wij configureren je webshop en boekhoudsysteem zodat automatisch het juiste btw-tarief per land wordt toegepast, en voorkomen tegelijkertijd onnodige extra registraties, aangiftes en btw-betalingen.
Betaal alleen de btw die echt verschuldigd is—de rest blijft op tafel.
Geldt dit ook voor digitale producten en online diensten?
Digitale producten en bepaalde online diensten—zoals software, e-books, online cursussen en lidmaatschappen—vallen onder hun eigen regels. De EU-wetgeving bevat specifieke bepalingen voor telecommunicatie, omroepdiensten en elektronisch geleverde diensten.
In veel gevallen moet je voor deze producten ook het btw-tarief van het land van de consument toepassen, en mogelijk kun je opnieuw gebruikmaken van de OSS-regeling.
Wat het ingewikkelder maakt, is dat webshops soms fysieke en digitale producten combineren. Denk aan een pakket waarbij de klant fysieke artikelen koopt plus toegang tot een online community.
In die situaties analyseert eCompliance de fiscale kwalificatie van de afzonderlijke onderdelen en bepaalt hoe deze het beste gefactureerd en gerapporteerd moeten worden, zodat je btw-positie correct blijft, zelfs bij gemengde productaanbiedingen.
Hoe werkt de verleggingsregeling voor B2B-leveringen?
Als je verkoopt aan een zakelijke klant met een geldig btw-nummer in een ander EU-land, is de verleggingsregeling vaak van toepassing. In dat geval factureer je met 0% btw en neem je op de factuur een vermelding op dat de btw naar de klant is verlegd.
Die klant moet de btw vervolgens in zijn eigen land aangeven.
Het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis omdat webshops niet duidelijk onderscheid maken tussen B2B- en B2C-klanten. Klanten vullen hun btw-nummer niet in, of je systeem controleert niet goed of het nummer geldig is.
eCompliance helpt je je processen zo in te richten dat zakelijke klanten correct worden geïdentificeerd, btw-nummers worden gevalideerd en de juiste facturen en rapportages worden opgesteld.
Hoe weet ik welke btw-tarieven ik op elk product moet toepassen?
Btw-tarieven verschillen per land en per product. Sommige landen passen verlaagde tarieven toe op boeken, voedingsmiddelen of bepaalde gezondheidsgerelateerde goederen. Andere passen alleen een standaardtarief toe.
Er zijn ook producten die in de ene EU-lidstaat tegen het standaardtarief worden belast, maar in een andere tegen een verlaagd tarief.
eCompliance werkt met u samen om een juiste productclassificatie op te stellen: welke productcategorieën u verkoopt, hoe deze doorgaans fiscaal worden behandeld en welke btw-tarieven in elk EU-land van toepassing zijn.
Vervolgens helpen wij u bij het configureren van uw webshop-, facturatie- en boekhoudsystemen, zodat deze classificaties en tarieven automatisch worden toegepast.
Wat moet ik minimaal in mijn btw-administratie bijhouden?
Uw btw-administratie moet niet alleen onderbouwen wat u in uw btw-aangiften hebt gerapporteerd, maar ook waarom u in bepaalde landen helemaal geen btw betaalt.
U moet op zijn minst duidelijke gegevens per land en per verkoopkanaal hebben van:
facturen en kassabonnen
betalingen, retouren en creditnota’s
import- en exportdocumenten
OSS- en IOSS-rapportages
bank- en betaalprovidergegevens (PSP’s, marketplaces, enz.)
contracten met leveranciers en platforms
Als deze informatie onvolledig is, verliest u vaak het overzicht van waar u daadwerkelijk btw-plichtig bent en betaalt u uiteindelijk te veel btw “voor de zekerheid”.
eCompliance helpt u uw administratie zo te structureren dat u volledig compliant bent zonder één euro meer btw te betalen dan nodig is.
Wij adviseren over uw boekhoudsoftware, integraties met Shopify, marketplaces en betaalproviders, welke gegevens per bestelling moeten worden opgeslagen (land, klanttype, productcategorie, btw-tarief, verzendlocatie) en hoe rapportages moeten worden gearchiveerd.
Het resultaat is een administratie die automatisch de juiste btw-uitkomst oplevert, laat zien waar besparingen mogelijk zijn en sterk genoeg is om elke controle door de Nederlandse Belastingdienst of een buitenlandse belastingautoriteit met vertrouwen te doorstaan.
IOSS / Importregeling & Dropshipping
Wat is IOSS en waarom is het zo belangrijk voor dropshipping en importen?
IOSS (Import One Stop Shop) is een EU-regeling voor zendingen tot €150 die van buiten de EU naar consumenten binnen de EU worden verzonden.
Als u IOSS gebruikt, brengt u al bij het afrekenen het juiste btw-tarief van het land van de klant in rekening. Vervolgens rapporteert en betaalt u die btw centraal via één IOSS-aangifte, in plaats van dat de vervoerder bij levering opnieuw invoer-btw, inklaringskosten en afhandelingskosten in rekening brengt.
Voor dropshippers en webshops die rechtstreeks verzenden vanuit landen zoals China, de VS of Turkije, is IOSS daarom een manier om onaangename verrassingen aan de deur te voorkomen en tegelijkertijd de totale belastingdruk zo laag mogelijk te houden.
Zonder de juiste inrichting betaalt uw klant vaak twee keer: eerst btw via uw webshop, en vervolgens bij levering opnieuw invoer-btw en extra kosten. Dat leidt tot ontevreden klanten, retouren en chargebacks.
eCompliance beoordeelt niet alleen hoe IOSS correct moet worden toegepast—we bepalen ook of het in de eerste plaats daadwerkelijk vereist of gunstig is voor uw bedrijfsmodel.
Wij beoordelen of bepaalde stromen binnen de wet volledig buiten IOSS kunnen blijven en in sommige gevallen zelfs volledig buiten de EU-btw, zodat uw btw-positie zo efficiënt mogelijk kan zijn.
Vervolgens helpen wij u bij het kiezen van het juiste IOSS-land, verzorgen we de registratie, configureren we uw webshop en betaalprovider, en organiseren we de ondersteunende administratie.
Zo blijft uw dropshipping- of importmodel compliant, schaalbaar en vanuit het perspectief van invoer-btw zo efficiënt mogelijk.
Voor welke bestellingen mag ik mijn IOSS-nummer gebruiken?
U mag uw IOSS-nummer alleen gebruiken voor B2C-bestellingen die:
naar een consument in de EU worden verzonden
een waarde hebben van maximaal €150 per zending
zich op het moment van verkoop nog buiten de EU bevinden
bij de douane worden aangegeven onder de IOSS-invoerregeling
U mag IOSS niet gebruiken voor:
B2B-zendingen
zendingen boven €150
goederen die al zijn opgeslagen in een EU-magazijn
of elke andere stroom die niet binnen de officiële IOSS-definitie valt
eCompliance helpt u uw processen en systemen zo in te richten dat IOSS alleen wordt gebruikt waar het zowel vereist als voordelig is—en juist niet wordt gebruikt waar het onnodig of nadelig is.
Wij beoordelen of bepaalde goederenstromen en geldstromen binnen de regels buiten IOSS kunnen blijven, of zelfs gedeeltelijk buiten de EU-btw, zodat uw btw-positie zo scherp mogelijk is.
Tegelijkertijd zorgen wij ervoor dat u fouten vermijdt die kunnen leiden tot naheffingen of boetes.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het gebruik van een IOSS-nummer?
De bekendste fout is dat het IOSS-nummer in de webshop of administratie wordt ingevoerd, maar niet correct wordt doorgegeven aan de leverancier, vervoerder en douaneautoriteiten.
In dat geval betaalt de klant bij levering alsnog invoer-btw en inklaringskosten, ook al heb je bij het afrekenen al btw in rekening gebracht.
Het resultaat: dubbele belasting, ontevreden klanten, retourzendingen en chargebacks.
Een andere veelgemaakte fout is het gebruik van IOSS voor zendingen die niet in aanmerking komen, zoals:
bestellingen boven €150
zendingen die al vanuit een EU-magazijn zijn verzonden
of B2B-zendingen
Dit kan er zelfs toe leiden dat je meer btw betaalt dan nodig is en tegelijkertijd onnodige administratieve verplichtingen creëert.
eCompliance ziet deze situaties regelmatig tijdens audits, klantklachten of wanneer ondernemers merken dat hun marges onder druk staan.
We repareren niet alleen wat er misging—we helpen je inrichting zo te structureren dat je voortaan:
IOSS alleen gebruikt waar het vereist en voordelig is
dubbele of onnodige invoer-btw voorkomt
duidelijke instructies hebt voor fulfilment- en logistieke partners
correcte koppelingen onderhoudt tussen je webshop, betaalprovider en boekhouding
en een volledige IOSS-administratie bijhoudt die elke audit kan doorstaan
Zo voorkom je fouten, bescherm je je marges en haal je het maximale uit de btw-regels in jouw voordeel.
Wat is het verschil tussen IOSS en de ‘oude’ situatie zonder de invoerregeling?
Vóór IOSS
Voor zendingen van buiten de EU naar EU-consumenten was de situatie vroeger als volgt:
voor pakketten tot €22 hieven veel landen geen invoer-btw (de zogenoemde vrijstelling voor lage waarde)
boven €22 betaalde de klant bij levering doorgaans invoer-btw en inklaringskosten aan de vervoerder
de niet-EU-webshop was vaak niet direct betrokken bij de EU-btw-keten, waardoor er vooraf weinig zicht was op wat er aan de deur gebeurde
in de praktijk kwamen veel zendingen de EU binnen zonder dat er überhaupt btw werd geheven, terwijl andere zendingen dubbel werden belast
Met IOSS (sinds 1 juli 2021)
de vrijstelling tot €22 is afgeschaft: in principe is nu btw verschuldigd op elke commerciële zending
voor B2C-zendingen tot €150 kan een webshop of platform ervoor kiezen IOSS te gebruiken, wat betekent dat btw bij het afrekenen wordt berekend op basis van het land van de klant
de vervoerder geeft de zending aan als een IOSS-zending, wat betekent dat er aan de deur geen invoer-btw of extra inklaringskosten in rekening zouden moeten worden gebracht
de webshop geeft de in rekening gebrachte btw maandelijks of per kwartaal op via één enkele IOSS-aangifte
Belangrijk: IOSS is een optie, geen universele verplichting. Afhankelijk van uw bedrijfsmodel—zoals EU-opslag, B2B-structuren, type goederen of de platforms die u gebruikt—kan het fiscaal slimmer zijn om IOSS volledig, gedeeltelijk of helemaal niet te gebruiken.
Waar komt eCompliance in beeld?
eCompliance helpt u:
vast te stellen of IOSS in uw geval daadwerkelijk vereist of voordelig is
te beoordelen of bepaalde goederenstromen en geldstromen juridisch buiten IOSS of zelfs deels buiten de EU-btw kunnen blijven
en, als IOSS nuttig is, de registratie, webshop- en marketplace-configuratie, douanestroom en administratie correct in te richten
Dit helpt u de nadelen van het oude systeem—onvoorspelbare invoer-btw en klantklachten—te vermijden, terwijl u toch IOSS gebruikt waar het waarde toevoegt, zonder in totaal meer btw te betalen dan strikt noodzakelijk is.
Kan eCompliance mijn IOSS-registratie en IOSS-aangiften verzorgen?
Ja, maar we beginnen altijd één stap eerder: is IOSS daadwerkelijk noodzakelijk en voordelig voor uw bedrijfsmodel?
Als onze analyse laat zien dat u beter af bent door IOSS deels of geheel te vermijden, of door zaken anders te structureren voor een betere btw-positie, laten we dat eerst zien. Alleen als IOSS echt de juiste oplossing is, helpen we met de inrichting.
Als IOSS inderdaad de beste optie is, kan eCompliance het volledige proces voor u beheren:
het aanvragen van uw IOSS-nummer
het selecteren en onboarden van een IOSS-intermediair indien vereist
het inrichten van de benodigde administratie en processen
het configureren van uw webshop, marktplaatsen en fulfilmentstroom voor IOSS-zendingen
en het indienen van uw IOSS-aangiften maandelijks of per kwartaal
Dit kan als een full-serviceoplossing, waarbij wij de aangiften voor u indienen, of in een reviewmodel, waarbij uw team de aangifte voorbereidt en wij deze controleren en optimaliseren.
Belangrijk: we behandelen IOSS nooit als een op zichzelf staand onderwerp. We zorgen ervoor dat het naadloos past binnen uw bredere btw-strategie — inclusief OSS, lokale registraties en importstructuur — zodat u compliant blijft, onnodige aangiften en registraties voorkomt en binnen de regels zo min mogelijk btw betaalt.
Fulfilment- en logistieke structuren
Hoe bepaalt eCompliance wie de juridische verkoper is in mijn dropshippingketen?
In een dropshippingmodel zijn meestal meerdere partijen betrokken: jij als webshop-eigenaar, één of meer leveranciers, mogelijk een agent, een fulfilmentcentrum en een vervoerder.
De vraag wie de juridische verkoper is, is cruciaal voor btw, aansprakelijkheid en consumentenrechten.
eCompliance kijkt naar alle documenten en feiten: op wiens naam de klantfactuur staat, onder wiens naam de webshop wordt geëxploiteerd, wie de algemene voorwaarden heeft gepubliceerd, wie de prijzen bepaalt en wie het ondernemersrisico draagt.
Op basis hiervan bepalen we wie juridisch als verkoper moet worden beschouwd.
Vervolgens zorgen we ervoor dat contracten, algemene voorwaarden, facturen en de btw-inrichting volledig op die positie zijn afgestemd.
Kan eCompliance helpen om mijn dropshippingstructuur meer ‘btw-vriendelijk’ te maken?
Ja.
Veel dropshippers beginnen met een eenvoudige structuur: één Nederlandse eenmanszaak, leveranciers buiten de EU, en alles via één webshop.
Op een gegeven moment ontstaan er vragen over btw, IOSS, invoer, lokale registraties en aansprakelijkheid.
In die fase kan eCompliance verschillende scenario’s in kaart brengen—van beter gebruikmaken van bestaande regelingen tot het opzetten van een internationale structuur met bijvoorbeeld een entiteit in Hongkong of het VK, een EU-fulfilmentcentrum en duidelijk gedocumenteerde contracten.
Voor elk scenario beoordelen we de gevolgen voor btw, invoer, marges, risico’s en praktische haalbaarheid.
Soms maakt een kleine aanpassing het bedrijf al veel veiliger. In andere gevallen is een bredere herstructurering de beste oplossing.
In alle gevallen zorgt eCompliance ervoor dat de oplossing zowel fiscaal als juridisch onderbouwd is.
Hoe helpt eCompliance met fulfilment in andere EU-landen (bijvoorbeeld Duitsland of Polen)?
Zodra voorraad in een ander EU-land wordt opgeslagen—bijvoorbeeld in een magazijn in Duitsland of Polen—kunt u onder lokale btw-verplichtingen vallen.
Dit betekent vaak dat u een lokaal btw-nummer moet aanvragen, periodieke btw-aangiften moet indienen en soms aanvullende rapportages moet aanleveren.
eCompliance ondersteunt u bij:
het aanvragen van die btw-nummers
het opzetten van de juiste administratieve processen
het koppelen van uw fulfilmentgegevens aan uw boekhoudsysteem
We beoordelen ook of OSS of andere regelingen nog van toepassing zijn, hoe uw facturatie eruit moet zien en hoe u onnodige dubbele aangiften kunt voorkomen.
Hoe gaat eCompliance om met verkopen via marktplaatsen zoals Amazon en Bol.com?
Marktplaatsen hebben hun eigen btw-regels en processen.
Amazon kan je voorraad automatisch door heel Europa verplaatsen. Bol.com kan in bepaalde gevallen optreden als de fictieve verkoper richting de consument.
Dit alles beïnvloedt je btw-verplichtingen en de manier waarop je administratie moet worden ingericht.
eCompliance analyseert de gegevens en rapportages van je marktplaatsen, koppelt deze aan je eigen verkoopkanalen en bepaalt per land wie verantwoordelijk is voor het afdragen van btw.
Wij zorgen ervoor dat je boekhouding aansluit op de realiteit van marktplaatsen, zodat je niet per ongeluk twee keer btw betaalt—of helemaal geen omzet aangeeft.
Juridische diensten van eCompliance voor e-commerce
Welke juridische diensten biedt eCompliance voor webshops en e-commercebedrijven?
eCompliance biedt een volledig pakket juridische diensten dat specifiek is afgestemd op e-commerce, webshops, platforms en dropshipping.
Dit begint met essentiële juridische documenten zoals:
algemene voorwaarden
privacybeleid
cookiebeleid
retourbeleid
Maar het strekt zich ook uit tot contracten tussen jou en:
leveranciers
fulfilmentpartners
platforms
affiliates
influencers
agentschappen
Daarnaast helpt eCompliance bij het opstellen van verwerkersovereenkomsten (DPA's) onder de AVG, het juridisch toetsen van marketingcampagnes, het formaliseren van samenwerkingen met medeoprichters of zakenpartners, en het oplossen van geschillen en claims.
Je juridische structuur wordt altijd afgestemd op je fiscale structuur en btw-positie, zodat de volledige opzet consistent, logisch en verdedigbaar blijft.
Waarom is een standaardtemplate vaak niet genoeg voor mijn webshop?
Veel ondernemers downloaden algemene voorwaarden of privacyverklaringen van internet en plakken die in hun webshop.
Het probleem is dat deze documenten meestal niet zijn geschreven voor een specifieke combinatie van dropshipping, internationale verkoop, het gebruik van IOSS, marketingfunnels en fulfilmentstructuren.
eCompliance ziet vaak standaardteksten waarin staat dat een webshop “binnen 24 uur levert” of “altijd onder EU-recht opereert”, terwijl dit in werkelijkheid simpelweg niet waar is.
Bij een geschil of audit wordt dan duidelijk dat de juridische formulering niet overeenkomt met de feitelijke bedrijfsvoering.
Door met eCompliance samen te werken, zorgt u ervoor dat uw documenten uw werkelijke processen weerspiegelen en dat u geen dingen belooft die u in de praktijk niet kunt waarmaken.
Kan eCompliance helpen bij geschillen met klanten, leveranciers of platforms?
Ja.
eCompliance wordt regelmatig gevraagd om te helpen bij geschillen: een klant die met juridische stappen dreigt, een leverancier die afspraken niet nakomt, een fulfilmentpartner die weigert schade te vergoeden, of een platform dat uw account blokkeert.
In zulke gevallen beoordeelt eCompliance eerst de contracten, juridische voorwaarden en communicatie.
Vervolgens beoordelen we de rechten en verplichtingen van elke partij en stellen we een plan van aanpak op.
Soms is een duidelijke formele brief genoeg om een oplossing af te dwingen. In andere situaties ondersteunen we bij onderhandelingen of, als de kwestie escaleert tot formele juridische procedures, verwijzen we u door naar een gespecialiseerde advocaat terwijl we inhoudelijk betrokken blijven.
Hoe zorgt eCompliance ervoor dat mijn marketing en reclame juridisch en fiscaal correct zijn?
Webshops, dropshippers en bureaus gebruiken vaak sterke marketingclaims, tijdelijk beperkte aanbiedingen, grote kortingen en funnelstructuren met upsells en downsells.
Deze kunnen juridische en fiscale risico’s creëren—bijvoorbeeld wanneer prijzen exclusief btw worden weergegeven of kortingen op een misleidende manier worden gepresenteerd.
eCompliance kan uw funnels, landingspagina’s en advertentiecampagnes beoordelen.
Wij beoordelen of:
de prijsstructuur inclusief btw duidelijk wordt weergegeven
verboden of misleidende claims worden gedaan
het aangeboden product overeenkomt met wat daadwerkelijk wordt geleverd
annulerings- en retourrechten correct worden gecommuniceerd
Hierdoor kunt u agressief en creatief blijven marketen, terwijl u binnen de grenzen van de wet blijft.
Belastingautoriteiten, audits, claims en risico
Hoe helpt eCompliance als ik een brief of aanslag van de Belastingdienst ontvang?
Als u een brief, controleaankondiging of naheffingsaanslag btw van de Nederlandse Belastingdienst ontvangt, is het heel begrijpelijk dat u zich ongerust voelt.
eCompliance helpt om weer duidelijkheid en controle te krijgen.
We beginnen met precies uit te leggen wat de Belastingdienst vraagt of stelt, welke termijnen gelden en wat de mogelijke gevolgen zijn als u niets doet.
Daarna beoordeelt eCompliance uw administratie, structuur en eerdere btw-aangiften.
Op basis daarvan bepalen we of de claim terecht is, deels juist of volledig onjuist.
Vervolgens helpen we bij het verzamelen van bewijs, het opstellen van een inhoudelijke reactie en—indien nodig—het indienen van een bezwaar.
Door eCompliance vroegtijdig in te schakelen, vergroot u de kans om de kwestie snel en zo gunstig mogelijk op te lossen.
Kan eCompliance helpen als ik al jaren ‘op gevoel’ werk en me nu zorgen maak over een audit?
Ja.
Veel ondernemers beginnen klein en regelen btw-zaken “min of meer correct”, omdat de omzet nog beperkt is en niemand vragen stelt.
Maar naarmate de omzet groeit, neemt ook de kans toe dat de Nederlandse Belastingdienst—of een buitenlandse belastingdienst—nauwkeuriger gaat kijken.
eCompliance kan een compliance-scan uitvoeren.
In dit proces analyseren we uw omzetstromen, btw-aangiften, IOSS- en OSS-gebruik en uw contracten.
We geven aan welke onderdelen van uw opzet een hoog, gemiddeld of laag risico kennen en stellen manieren voor om de situatie te verbeteren of te corrigeren.
Soms betekent dit dat het verstandig is om bepaalde fouten vrijwillig te melden voordat de autoriteiten ze ontdekken. In andere gevallen blijken de risico’s relatief beperkt te zijn en is de werkelijke behoefte simpelweg een betere structuur voor de toekomst.
Hoe ver kunnen de belastingautoriteiten teruggaan in geval van btw- of IOSS-fouten?
In veel gevallen kunnen de belastingautoriteiten tot vijf jaar teruggaan om aanvullende aanslagen op te leggen.
Als er een vermoeden is van fraude of opzettelijk wangedrag, kan die periode worden verlengd.
Bij IOSS en internationale structuren kijken autoriteiten vaak extra kritisch, omdat de bedragen per transactie weliswaar klein kunnen zijn, maar de totale volumes aanzienlijk kunnen zijn.
eCompliance helpt u te bepalen:
voor welke periode u risico loopt
om welke bedragen het ongeveer gaat
welke strategie het meest verstandig is
Soms is het beter om proactief met een voorstel naar voren te komen. In andere situaties is het beter om af te wachten en u vooral te richten op het verbeteren van uw huidige processen.
In alle gevallen krijgt u een eerlijk beeld van de mogelijke impact.
Structuur, buitenlandse entiteiten en werken met eCompliance
Kan eCompliance mij helpen met het opzetten van een internationale structuur (bijvoorbeeld in Hongkong, het VK of Dubai)?
Ja.
eCompliance ondersteunt ondernemers die een internationale structuur overwegen, zoals een Hongkongse limited company of een Britse entiteit.
Wij kijken niet alleen naar de rechtsvorm en lokale belastingen, maar vooral naar hoe die structuur samenhangt met uw EU-activiteiten, btw-positie, gebruik van IOSS en relatie met de Nederlandse Belastingdienst.
eCompliance gelooft niet in standaard "belastingparadijsoplossingen", maar in goed onderbouwde structuren met echte substance.
Wij helpen u te begrijpen wat nodig is om zo’n structuur verdedigbaar te maken en wat dit in de praktijk betekent voor management, bankrekeningen, contracten en administratie.
Werkt eCompliance samen met mijn huidige boekhouder of accountant?
Ja.
eCompliance werkt bij voorkeur samen met uw bestaande boekhouder of accountant.
Zij kennen uw cijfers, uw bedrijf en uw persoonlijke situatie vaak al heel goed.
eCompliance voegt daar gespecialiseerde expertise in btw, e-commerce, dropshipping, IOSS, importregelingen en internationale structurering aan toe.
In de praktijk betekent dit dat eCompliance de structuur ontwerpt en bewaakt, terwijl uw boekhouder de dagelijkse boekhouding en jaarrekening blijft verzorgen.
Wij stemmen ons advies op elkaar af, zodat u één consistent verhaal heeft richting belastingautoriteiten, banken en eventuele potentiële investeerders.
Hoe ziet de communicatie eruit wanneer ik met eCompliance samenwerk?
Wanneer u met eCompliance werkt, krijgt u een vaste contactpersoon.
U communiceert rechtstreeks via e-mail, telefoon of online vergaderingen en hoeft niet met meerdere afdelingen te schakelen.
Voor grotere projecten kan eCompliance werken met projectplanning, gedeelde documenten en periodieke updates, zodat iedereen die betrokken is de volgende stappen kent.
Voor veel klanten begint eCompliance geleidelijk aan te voelen als een extern “hoofdkantoor” voor alles wat met btw en juridische compliance te maken heeft.
Wanneer er een nieuwe webshop, campagne of internationale uitbreiding opkomt, legt u dit eerst aan eCompliance voor—zodat u weet dat het vanaf dag één goed is ingericht.
